효율적인 업무방식이 되기도, 오버 워크(Over Work)를 초래하기도 하는 재택근무.
여러분은 효율적인 재택근무를 실현하고 계시나요?
비대면 업무방식인 재택근무를 할 땐 엄청난 양의 정보들이 메신저와 이메일을 통해 공유됩니다. 말로 하는 커뮤니케이션이 사라진 공백을 텍스트가 대신하기 때문이죠. 하지만 이 방대한 정보들을 확인하느라 집중력이 필요한 업무들을 처리하기 힘들 때도 있습니다. 정신없이 쏟아지는 메신저 알람에 집중력을 잃게 되고, 이는 오버 워크(Over Work)를 초래하기도 하니까요. 원활한 커뮤니케이션과 동시에 집중도를 유지할 수 있는 효과적인 재택근무 방법은 없는 걸까요?
이번 FASTFIVE Member Interview의 주인공은 효율적인 업무 솔루션을 제공하는 분들입니다. 패스트파이브 신논현점 멤버인 콜라비팀의 조용상 대표와 김한선 이사입니다. 협업툴 ‘콜라비(Collabee)’를 통해 재택근무의 효과적인 솔루션과 재택근무에 대한 새로운 가능성을 제시해 주신 두 분의 이야기를 함께 들어 보시죠.
Q. 콜라비팀은 어떤 회사인가요?
콜라비팀은 업무 협업툴을 제공하는 회사입니다. 콜라비팀이 만든 협업툴 ‘콜라비’는 이슈를 해결하는 과정을 한 페이지에 담아내는 것이 특징인데요. 이슈를 공유하고 결과를 도출하는 과정을 한 페이지에서 한꺼번에 볼 수 있죠. 팀의 진행 상황과 업무 공유 사항들을 한눈에 볼 수 있게 하는 효율성을 강조한 협업툴입니다.
Q. ‘콜라비’는 무슨 뜻인가요?
콜라보레이션(Collaboration) 과 벌(Bee)이 만나 만들어진 이름이에요. 생각보다 단순하죠? (웃음)
인간은 말과 글로 커뮤니케이션하는데, 인간보다 더 효과적으로 커뮤니케이션하는 동물이 있습니다. 그게 벌이에요. 벌들은 멀리 떨어져 있어도 서로의 메시지를 파악할 수 있거든요. 벌들은 춤을 추면서 의사소통한다고 합니다. 그래서 멀리 떨어져 있어도 서로의 춤을 보고 꽤 정확한 커뮤니케이션을 할 수 있죠. 여기에 착안해 벌을 메타포로 이용해 이름을 지었습니다.
Q. 콜라비라는 회사의 가치는 무엇이라 생각하세요?
콜라비 창업을 준비하고 있을 당시, 한 후배가 저한테 ‘그걸 왜 하려고 하세요?’ 묻더라고요. 그래서 ‘업무 효율성을 높여주려고…?’라는 식의 대답을 했죠. 그런데 그 후배가 ‘정말로 사람들에게 콜라비가 필요한 이유가 뭐냐’며 재차 묻더라고요. 그때는 몰랐습니다. 이 질문이 ‘당신이 하는 이 사업의 가치는 무엇이냐’는 질문인 줄은요. 결국 답은 이거였어요.
어떻게 하면 직장인들에게 시간을 돌려줄 수 있을까?
저는 화이트칼라이신 분들이 커뮤니케이션 과정에서 불필요한 시간을 매우 많이 소모하고 있다고 생각합니다. 특히 메신저를 이용하는 과정에서 집중력이 흐트러져서 퀄리티도 시간도 놓치게 되죠. 콜라비를 통해 업무 진행 상황이나, 원하는 정보를 빠르게 찾으면서 불필요한 시간을 줄여주는 것. 그래서 직장인들에게 의미 있는 시간을 돌려주는 것. 이것이 협업툴 콜라비가 가진 가치라고 생각합니다.
Q. 협업툴 콜라비의 장점은 무엇인가요?
집중할 수 있는 시간을 만들어준다는 게 가장 큰 장점인 것 같아요. 활발한 커뮤니케이션이 필요할 때도 있지만 개인의 집중력이 필요할 때도 있습니다. 하지만 쏟아지는 메신저들을 일일이 확인하다 보면 집중할 시간이 부족하죠. 협업툴 콜라비는 ‘딥 워크(Deep Work)’를 할 수 있게 해 줍니다. 딥 워크를 할 수 있는 방법은 의외로 단순합니다. 우리를 방해하는 불필요한 것들을 줄이면 됩니다. 콜라비는 그런 면에서 가장 최적화된 협업툴이라고 할 수 있죠.
Q. 최근 재택근무하는 분들을 위해 콜라비 서비스를 무료로 제공하셨다고요?
많은 분이 코로나19 사태와 재택근무를 인과관계로 생각합니다. 하지만 해외에서 재택근무는 특수한 상황에서만 하는 업무방식이 아닙니다. ‘리모트 워크’가 활발히 시행되고 있죠. 외국의 경우 공간뿐만 아니라 시간도 각자 다르게 이용하며 시공간에 구애받지 않는 자유로운 업무방식을 따르고 있어요. 그래서 더 정교한 업무툴을 이용하고 있죠. 그런데 한국은 그에 비해 재택근무에 관련된 업무툴이 너무 협소해요. 그래서 안타까운 점은 코로나19로 갑작스럽게 변화한 상황에 아무런 대비가 되어있지 않는다는 거예요.
재택근무에 필요한 것을 떠올려 보면 대부분 화상회의만을 떠올립니다. 하지만 우리가 화상회의만으로 모든 일을 처리할 수는 없잖아요. 일의 형태와 방식은 정말 다양하니까요. 재택근무를 할 때 필요한 툴은 정말 많은데 막상 이용하는 툴은 너무 협소하다고 생각했고, 그로 인해 불필요한 시간이 소모될 거라 생각했죠. 그래서 많은 분께 콜라비 서비스를 제공하고 싶었습니다.
Q. 재택근무에 대해 남다른 관점을 가지신 것 같아요.
저희는 코로나19와 재택근무를 인과관계로 보지 말고 일의 생산성에 대한 새로운 시각으로 바라보길 바라요. 재택근무가 업무 생산성을 증가시킬 수 있는 방식이라고 생각했으면 좋겠어요. 재택근무에 필요한 것은 신속하고 정확한 커뮤니케이션입니다. 비대면 상황에서 일어나는 다양한 커뮤니케이션의 오류들이 재택근무의 가장 큰 단점이겠죠. 하지만 이를 해결해 신속하고 정확한 커뮤니케이션을 할 수 있다면, 재택근무야말로 일의 생산성을 높여주는 방식이 될 겁니다. 그래서 효과적인 재택근무를 하기 위해선 콜라비가 큰 도움이 되리라 생각했어요.
Q. 코로나19 사태로 인해 변화된 점이 있다면?
코로나19 사태로 인해 무엇보다 시장 자체에 큰 변화가 찾아왔습니다. 코로나19 사태로 소비가 감소하고 이는 기업의 매출 하락으로 이어졌죠. 당연히 투자도 꽁꽁 묶였습니다. 이러한 상황에서 기업이 추구해야 하는 것은 투자를 유치하고, 일의 생산성을 높이는 겁니다. 위기를 극복하는 동시에 일의 생산성을 높이기 위해서 업무방식에 변화가 일었습니다. 재택근무는 그 변화 중 하나죠.
현재 콜라비는 각 기업이 코로나19를 극복하는 데 도움을 주고 있습니다. 일의 생산성을 높이기 위한 가이드를 알려주고, 서비스를 지원하면서요. 업무방식에 변화를 겪고 있는 기업과 개인은 코로나 정국이 지나고 나면 우리가 해왔던 업무방식이 얼마나 비효율적이었는지에 대해 되돌아보게 될 것 같아요. 그러면 협업툴 시장의 니즈는 더 커질 것이고 더 큰 변화가 있을 겁니다.
Q. 효과적인 ‘재택근무를 위한 팁’을 몇 가지 알려주신다면?
내부의 프로세스에 대한 명확한 합의가 없으면 근태나 업무 시간에 대한 조율이 어렵습니다. 그래서 재택근무를 시작하기 전에 내부적인 합의가 필요합니다. 특히 출퇴근 시간 공유는 필수죠. 의외로 재택근무를 하는 분들에게 번아웃이 찾아오는 경우도 많습니다. 재택근무를 할 때 출퇴근 시간을 정확하게 공유하지 않으면 오버 워크가 되기 십상이니까요. 나도 모르는 새 근무시간을 훌쩍 초과해버리는 거죠. 출퇴근 시간 체크는 번아웃을 방지하는 가장 좋은 방법입니다.
또한, 목적에 맞게 업무툴을 사용해야 합니다. 재택근무에서는 ‘문서화’ 작업이 중요합니다. 대부분의 커뮤니케이션이 비대면 형식으로 이루어지기 때문이죠. 문서화는 이를 정리하고 효율적인 업무를 가능케 해주는 작업입니다. 노트 형식으로 이루어진 콜라비는 문서화 작업을 하는 가장 효과적인 툴이죠.
Q. 콜라비팀이 패스트파이브에 입주하게 된 이유는 뭔가요?
저희는 업무의 효율성을 중요하게 생각합니다. 효율성은 콜라비가 추구하는 가치와 맞닿아 있죠. 그런 점에서 패스트파이브가 추구하는 가치와 콜라비가 추구하는 가치가 비슷하다고 생각했습니다. 이전에는 일반 임대 사무실을 사용했는데요. 강남역 인근에 있는 임대료도 무척 비싼 건물이었는데, 저는 그때가 가장 힘들었던 것 같아요. 직원들의 불편사항들이 대표인 제게 모두 쏟아졌으니까요.
수평 조직인 콜라비에서 대표는 불편한 일이 발생했을 때 이를 해결해 주는 사람이었어요. 전구가 나갔다거나, 커피가 떨어졌다는 일들까지도요. 처리해야 할 업무가 쌓여 있는 상황에서 전구를 갈거나 커피를 사 와야 하는 등의 사무실 관리까지 다 해야 하니 미치겠더라고요. 그런데 패스트파이브에 와서는 이런 말을 단 한 번도 들은 적이 없어요. 커뮤니티 매니저분들께서 모든 것을 알아서 처리해 주시니까요. 저도 모르는 새 직원들의 불편 사항들이 이미 해결되어 있거든요. 덕분에 제 업무에만 집중할 수 있어서 정말 좋습니다.
Q. 패스트파이브만의 장점은 뭐라고 생각하세요?
공유오피스, 정말 많죠. 그중에서도 패스트파이브를 택한 이유는 단순히 공간 때문만은 아닙니다. 패스트파이브는 공간뿐만 아니라, 로컬라이즈 된 콘텐츠와 기획들이 다른 공유오피스보다 확연하게 많습니다. 일과 라이프에 도움이 되는 기회들이 정말 많죠. 그런 것들이 이 공간을 이용하는 데 자부심을 느끼게 해주는 것 같아요. 여기서 포인트는 로컬라이징이라고 생각합니다. 패스트파이브는 우리에게 꼭 맞는, 우리에게 꼭 필요한 것이 무엇인지 정확히 알고 있는 것 같아요. 로컬라이즈 된 커뮤니티와 콘텐츠는 다른 공유오피스와는 차별화된 패스트파이브만의 장점입니다.
패스트파이브만의 장점을 또 하나 꼽자면 책상을 꼽을 수 있어요. 사무실을 구할 때 다른 공유오피스도 당연히 둘러보았는데요. 패스트파이브의 책상은 1,200mm로 제가 봤던 다른 공유오피스보다 20cm가량 크더군요. 20cm라고 하면 되게 작은 차이라고 생각할 수 있는데, 이는 모니터를 1개 놓느냐 2개를 놓느냐를 결정할 수 있는 중요한 문제예요. 모니터가 1개일 때와 2개일 때의 업무 생산량의 차이는 30%나 된다고 해요. 저희는 꼭 모니터 2개를 두고 일을 해야 했거든요. 그래서 더욱 확신을 가질 수 있게 되었죠.
Q. 마지막으로 패스트파이브를 다른 분께 추천해드릴 의향이 있으신가요?
직원들의 불만을 최소화하고 싶은 분들.
불필요한 시간을 줄여 효율적으로 일하고 싶은 분들.
패스트파이브와 다양한 협업을 해보고 싶으신 분들.
다양한 비즈니스 파트너가 필요한 분들.
이런 분들께 패스트파이브를 적극적으로 추천해드리고 싶어요. 말씀드린 것처럼 패스트파이브에 입주하고 나서 잔무로부터 자유로워졌고, 이는 일의 생산성으로 연결되었습니다. 업무 이외에는 신경 쓸 게 없으니까요. 불필요한 시간이 줄어드니 시간을 더 효율적으로 이용할 수 있었습니다.
패스트파이브는 든든한 비즈니스 파트너가 되기도 합니다. 콜라비는 패스트파이브에 입주하고 나서 패스트파이브와 파트너십을 맺었습니다. 그래서 패스트파이브 멤버들에게 콜라비가 제공하는 다양한 할인 혜택을 제공하고 있죠. 패스트파이브뿐만 아니라 강연이나 컨퍼런스를 통해서 다양한 비즈니스 파트너를 만날 수 있다는 점도 패스트파이브를 추천하는 이유 중 하나예요.
‘불필요한 시간을 줄여 사용자들이 유의미한 시간만을 누리게 하고 싶다’는 콜라비팀의 인터뷰였습니다. 갑작스러운 코로나19 사태로 많은 변화를 겪고 있는 요즘. 지금 우리에게 필요한 것은 적은 리소스로 큰 효과를 내며 업무의 생산성을 높이는 것입니다. 그렇게 우리의 자리에서 최선을 다하다 보면 얼어붙은 경제도, 갑작스러운 상황들도 조금씩 나아지겠죠. 패스트파이브는 든든한 동반자이자 지원군이 되어 언제나 여러분을 응원하겠습니다.
해당 콘텐츠는 패스트파이브와 모비인사이드의 파트너쉽으로 제공되는 기사입니다.
