성과관리 시스템을 활용한 성과관리 방법
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✔️ 성과관리의 정의에 대해서 알 수 있어요.
✔️ 성과관리의 구체적인 방법에 대해서 알 수 있어요.
✔️성과관리 시스템 도입시 주의할 점을 알 수 있어요.
갤럽(Gallup)의 연구 결과에 따르면 회사에서 업무에 집중하지 않거나 적극적이지 않은 구성원으로 인해 발생하는 손실 비용은 연간 9,600억에서 1조 2,000억 달러 사이라고 합니다. 따라서 구성원들이 업무에 몰입하고 성과를 낼 수 있도록 적극적으로 성과관리를 진행할 필요가 있는데요, 이번 글에서는 성과관리의 정의부터 효과적인 성과관리를 위한 성과관리 시스템 도입 방법까지 알아보겠습니다.
1. 성과 관리란?
1.1 성과관리 정의
성과관리(Performance Management)란 더 좋은 성과(performance)를 낼 수 있도록 그 과정을 관리(management)하는 것입니다.
중요한 것은 성과관리가 곧 평가를 의미하는 것은 아니라는 점입니다. 평가는 성과관리 요소 중 하나입니다. 일반적으로 회사의 규모가 커지며 경영진만으로는 평가가 어려워지는 시점에서 성과관리 도입을 검토하게 되는데요, 이 때 ‘평가를 위임한다’는 부분에 집중하다보니 ‘성과관리=평가’라는 잘못된 인식이 생기는 것입니다.
성과관리는 구성원이 경험하는 조직생활 내에서 지속적으로 진행되어야 하는 활동입니다. 따라서 한 번의 면담, 한 번의 평가만으로 구성되는 것은 경계해야 합니다.
1.2 성과관리 방법
성과를 관리하기 위해서는 다양한 활동을 할 수 있습니다. 일반적으로는 다음 활동이 성과 관리 방법에 포함됩니다.
- PLAN : 성과가 무엇인지를 정의하기
- DO : 성과를 향해 달려나아가는 여정에서 적절한 피드백을 제공하기
- SEE : 성과의 결과에 대해 이야기 나누기
마지막 단계인 ‘성과의 결과에 대한 이야기’가 바로 평가에 해당되는데요, 이처럼 평가는 성과 관리의 과정에서 일반적으로 포함되는 하나의 단계에 불과합니다.
성공적인 성과 관리를 위해서는 단순히 현재 진행 중인 반기 혹은 연간 평가 프로세스를 수정하는 것에 그치기보다는, 사람들이 실제로 일하는 방식에 영향을 미치는 방법을 고민해야 합니다. 이러한 변화를 이끌기 위해서 중간 관리자는 모든 업무를 세밀하게 지시하고 검토하는 보스(Boss)가 아닌, 지속적인 관심을 바탕으로 피드백을 제공하는 리더(Leader)가 되어야 합니다.
리더는 다음 방법으로 구성원의 성과를 관리할 수 있습니다.
1.2.1 PLAN : 팀원의 목표 설정 돕기
업무에서 가장 중요한 점은 해당 업무를 통해 이루고자 하는 목표를 설정하는 것입니다. 이 때 목표 설정 단계에서 팀원들이 참여할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 한 연구 결과에 따르면 구성원의 약 70%는 목표 설정 프로세스에 자신이 충분히 참여하고 있지 않다고 생각합니다.
하지만 팀원들이 목표 설정에 더 많이 참여할수록 직무에 대한 집중도를 높일 수 있다는 연구 결과가 있기에 스스로 세운 목표와 그렇지 않은 목표 사이에는 분명 집중력의 큰 차이가 있습니다. 따라서 개인 목표를 스스로 세우도록 도와주고 이를 회사의 목표와 연결하는 것은 팀원들의 동기부여 측면에서 효과적이며 성과 관리의 시작이라고 할 수 있습니다.
또한 목표 수립 과정에서 개인의 목표와 회사의 목표를 연결할 수 있도록 도와주어야 합니다. 연구 결과에 따르면 자신의 개인 목표와 회사의 목표를 연결할 수 있는 직원은 열심히 일할 가능성이 3.5배 더 높은 반면, 전체 구성원의 44%만 회사-개인의 목표를 연결하고 업무에 참여한다고 합니다. 따라서 1on1을 통해 목표 설정 및 달성 과정에 대해 리더와 대화함으로써 팀원의 업무 참여도를 높이는 것이 필요합니다.
회사 목표와 개인 목표가 연결 되었는지를 확인하려면 ‘개인 목표가 달성 될 때 회사의 목표 달성 가능성이 높아지는가?’를 점검해보세요. 해당 질문에 대한 답이 ‘네’라면 개인 목표와 회사 목표가 연결되어 있는 상태입니다. 반면, 개인이 목표를 달성하더라도 회사 목표의 달성 가능성에 영향을 미치지 않는다면 이는 회사 목표와 개인 목표의 연결 고리가 약한 것이므로 개인 목표를 다시 설정하는 것을 추천 드립니다.
1.2.2 DO : 목표관리를 통한 피드백 제공하기
단순히 업무를 배분하는 것만으로도 성과가 창출되는 것은 아닙니다. 성과를 창출하기 위해 매니저는 팀의 성과를 파악하고 팀원 개개인에게 유익한 피드백을 제공해야 합니다. 좋은 피드백을 제공하면 팀원들의 몰입도가 약 3.5배 이상 증가한다고 알려져 있습니다. 갤럽(Gallup)의 연구 결과에서도 최근 6개월 내에 관리자와 자신의 목표에 대해 이야기 나눈 구성원은 몰입할 가능성이 2.8배 더 높다고 합니다.
효과적인 피드백을 제공하기 위해 다음과 같은 방법을 활용해보세요.
- 정기적인 1on1 시간을 마련하고, 1on1을 통해 다양한 피드백을 전달해보세요.
- 구성원이 목표 달성 과정에서 직면한 어려움에 대해 이야기 나누고, 어려움을 해결하기 위한 매니저의 지원을 약속하세요.
- 구성원의 개인 발전에 대해 지속적으로 이야기하고 논의해야 합니다.
- 리더 뿐 아니라 동료들과도 피드백을 주고받을 수 있는 문화를 만들어보세요.
- 피드백을 주고받을 때에는 구체적인 상황, 피드백의 대상이 되는 행동, 그리고 이로 인한 영향을 서술해야 효과적입니다.
1.2.3 SEE : 결과에 대한 회고 및 리뷰
목표 기간이 종료되었다면 목표 달성의 결과, 목표 달성 과정에서 알게 된 다양한 레슨런(Lesson learn)에 대해 정리할 필요가 있습니다. 특히 이러한 SEE의 과정은 다음 목표 사이클을 운영할 때 참고하면 좋을 요소를 발굴할 수 있으며 이를 통해 다음 사이클의 성과 창출에 기여할 수 있다는 점에서 중요합니다.
평가를 운영하는 것 또한 결과를 되돌아보는 좋은 방법입니다. 평가는 결과물에 대한 리더와 멤버의 관점 차이를 확인할 수 있다는 점에서 회고와 함께 병행하는 것을 추천 드립니다. 예를 들어, 멤버는 이번 분기에 자신이 추진한 업무들이 목표 대비 좋은 성과를 냈다고 판단하는 반면, 리더는 목표에 비해 다소 아쉬운 결과라고 생각할 수 있습니다. 평가 과정을 통해 서로의 견해 차이를 확인하고 다음 목표 사이클에서 이를 좁히기 위한 방법을 탐구할 수 있습니다.
2. 성과 관리 시스템
2.1 성과 관리 시스템 정의
성과 관리 시스템이란 시스템 내에서 성과 관리를 진행할 수 있고 성과 관리 데이터를 기록 및 보관할 수 있으며, 축적된 데이터를 활용해 성과 관리에 유용한 인사이트를 제공할 수 있는 시스템을 의미합니다.
성과 관리 시스템은 직원의 성과를 지속적으로 추적할 수 있도록 도와줍니다. 이 때 성과는 측정 가능한 것일 수도 있고, 혹은 측정이 어려운 ‘성장’과 같은 정성적 요소일 수도 있습니다. 중요한 것은 리더와 멤버가 함께 성과를 정의하고 그에 따른 목표, 기대치를 설정한 뒤, 이를 달성하기 위해 끊임없이 대화하고 피드백을 주고받는 것입니다.
따라서 성과 관리 시스템은 목표의 기록과 추적, 달성 과정에서의 피드백, 목표 추진 후 결과에 대한 회고 및 평가를 기록, 관리할 수 있도록 도와줍니다.
2.2 성과 관리 시스템의 중요성
성과 관리 시스템 사용이 중요한 이유를 크게 두 가지로 살펴보면 다음과 같습니다.
2.2.1 애자일 성과 관리 지원
애자일 성과 관리가 주목 받으며 성과 관리 영역에서 툴을 사용하는 것이 보편화되고 있는데요, 애자일 성과 관리는 다음과 같은 특징이 있습니다.
- 유연한 목표 체계 : 연초에 세운 목표를 연말까지 유지하기보다는 상황에 따라 목표를 변경할 수 있다
- 수시 리뷰 : 연 1회의 평가가 아닌 프로젝트 단위 혹은 최소 분기 단위로 리뷰가 이루어진다
- 상시 피드백 : 평가 시즌 외에도 구성원 간에 자유롭게 피드백을 주고받을 수 있다
이처럼 애자일 성과 관리에서는 빠르게 변화하는 환경에 따라 성과의 개념을 재정의하고 변화된 성과의 기준에 따라 여러 명에게 지속적으로 피드백을 받는 것이 중요합니다. 따라서 이를 기록하고 데이터 베이스화 할 수 있는 시스템이 중요하다는 점에서 성과 관리 시스템 사용을 추천합니다
2.2.2 MZ구성원의 특성 반영
최근 구성원의 중심 축으로 떠오르고 있는 MZ세대는 SNS 사용에 익숙한데요, SNS의 주요 특징은 자신의 일상에 대한 기록, 그리고 이에 대한 팔로워들의 즉각적인 피드백입니다. 따라서 성과 관리 시스템을 통해 손쉽게 성과를 기록하고 피드백을 주고받을 수 있는 환경을 조성하는 것은 MZ세대 구성원들이 익숙한 방식으로 성과 관리 문화에 참여할 수 있게 도와줍니다.
2.3 성과 관리 시스템 요소
성과 관리의 방법을 크게 Plan – Do – See로 살펴보았는데요, 성과 관리 시스템 또한 세 가지 영역으로 구분할 수 있습니다.
2.3.1 PLAN : 목표수립
성과 관리의 첫 번째 단계는 plan, 목표를 수립하는 것입니다. 이 때 성과 관리 시스템은 다음 기능을 통해 이를 지원할 수 있습니다.
- 목표에 대한 기록 : 목표명, 기한, 담당자, 목표 현황, 목표 진척률 등
- 목표 간의 하이어라키 가시화 : 상위 목표-하위 목표를 통한 목표 간의 연결 고리 확인
- 다양한 필터를 통한 손쉬운 목표 분류
2.3.2 DO : 목표관리, 모니터링
수립된 목표가 달성 될 수 있도록 다양한 성과 관리 활동을 진행해야 하는데요, 성과 관리 시스템은 다음 기능을 통해 이를 지원합니다.
- 목표 모니터링 : 목표의 진행 현황을 한 눈에 살펴보고 도움이 필요한 영역을 확인
- 주기적인 1on1 지원 : 1on1 주기 도래 알림, 1on1 기록 데이터베이스화 등
- 상시 피드백 지원 : 전체 구성원 간 피드백 기록, 피드백 현황 대시보드 등
2.3.3 SEE : 평가
목표 추진 기간이 종료되었다면 목표 추진 결과에 대한 회고가 반드시 필요합니다. 회고를 통해 다음에 더 좋은 성과를 추진할 수 있도록 이번 목표 추진 과정에서 습득한 내용을 정리합니다. 또한 평가를 활용해 목표 달성 과정, 목표 달성 결과에 대한 공식적 기록을 남깁니다. 성과 관리 시스템은 다음 기능을 통해 평가를 지원할 수 있습니다.
- 정기적인 평가 운영 : 손쉽게 평가를 세팅 및 운영할 수 있도록 지원
- 특정 구성원의 평가 히스토리 관리 : 시스템에 기록된 평가 데이터를 구성원별 대시보드로 제공
- 성과 관리 데이터 전반을 활용한 인사이트 발굴 : 목표, 1on1, 피드백, 평가 등 다양한 성과 관리 데이터를 활용해 구성원에 대한 인사이트 제공
2.4 성과 관리 시스템 도입 시 주의 사항
조직 내에 성과 관리 시스템 도입을 고민 중이라면, 다음 사항을 고려해야 합니다.
2.4.1 시스템에 포함된 성과 관리의 영역
성과 관리는 하나의 단순한 영역이 아닌, Plan(목표 수립) – Do(목표 관리) – See(회고, 평가)로 이루어지는 활동입니다. 따라서 성과 관리 영역 전반을 포함한 시스템을 선택해야 합니다.
특히 성과 관리를 ‘평가’로 해석하여 평가 기능에 국한된 시스템을 선택해서는 안됩니다. 성과 관리 영역에 아래 내용이 포함되는지 확인해보세요.
- 수립된 목표의 기록할 수 있는가?
- 목표 간의 얼라인(정렬)을 확인할 수 있는가?
- 목표의 진행 현황을 기록할 수 있는가?
- 구성원별로 목표 진척 현황을 한 눈에 볼 수 있는가?
- 시스템을 통해 수시로 피드백을 주고받을 수 있는가?
- 리더와 멤버의 주기적인 1on1을 도와주는가?
- 1on1을 기록할 수 있는가?
- 1on1의 액션 아이템을 한 눈에 볼 수 있는가?
- 평가/리뷰를 운영할 수 있는가?
- 평가 결과를 한 눈에 볼 수 있는가?
또한 성과 관리 영역 간의 연동성도 고려해야 합니다. 성과 관리 시스템에서 여러 영역을 다루더라도 영역 간의 경계가 명확해 연동이 불가능한 경우, 시스템 활용으로 인한 성과 관리의 효율성이 급격히 감소하게 됩니다. 성과 관리 시스템을 사용하는 이유는 성과 관리의 여러 영역, 다양한 요인들을 하나의 툴에서 관리함으로써 각 요소에서 얻은 데이터를 활용하기 위함입니다. 따라서 목표, 1on1, 피드백, 평가 등의 성과 관리 데이터가 서로 유기적으로 연동 되는지를 확인해주세요.
2.4.2 리소스의 효율화
HR, 혹은 성과 관리 뿐 아니라 어떠한 영역에서라도 시스템을 사용하는 이유는 리소스의 효율화입니다. 따라서 성과 관리 시스템을 사용함으로써 HR팀 및 구성원들의 리소스가 효율화 될 수 있는지에 대해 검토해보세요. 다음 기능을 중심으로 확인하면 좋습니다.
- 여러 단계의 평가의 효율적 운영
- 평가 작성 알림 자동화
- 평가 결과 대시보드
- 1on1 주기 도래에 따른 알림
- 1on1 액션아이템 모아보기
- 1on1 현황 대시보드
- 피드백 알림
- 피드백 구분값에 따른 대시 보드
- 목표 체크인 알림
- 목표 현황 대시 보드
최근에는 AI 기술을 활용해 리소스 효율화에 도움을 주는 성과 관리 시스템도 등장하고 있습니다. 예를 들어, 업무 툴에서 나눈 대화, 시스템 상의 목표 체크인 기록 등을 바탕으로 생성형 AI가 구성원 간의 피드백 초안을 작성할 수 있습니다. 특히 피드백의 경우 작성 원리가 비교적 명확함에도 불구하고 글을 작성해야 하는 것을 허들로 여겨 피드백에 어려움을 느끼는 구성원들이 많기에, AI의 도움을 받는다면 고민의 시간은 줄이고 주고받는 피드백의 개수는 늘릴 수 있습니다.
뿐만 아니라 우리 조직에서 사용 중인 데이터와의 연동성도 확인해보세요. 성과에 영향을 미치는 요소는 매우 다양합니다. 따라서 성과 관리 시스템에 기록되는 내용 외에도 다른 시스템에 보관되어 있는 정보(구성원의 인적사항, 근태 기록, 프로젝트 진행 현황 등)를 함께 함께 확인할 필요가 있습니다. 따라서 손쉽게 우리 조직의 다양한 데이터를 연동할 수 있다면 성과 관리 시스템의 활용도가 더욱 높아질 수 있을 거에요.
2.4.3 시스템의 개선 가능성
성과 관리는 고정 적인 영역이 아닙니다. 회사의 규모가 크거나 작아짐에 따라, 회사의 전략이 변화함에 따라 끊임없이 함께 변화하는 영역이죠. 따라서 성과 관리 시스템 또한 이러한 성과 관리의 변화에 따라 끊임없이 개선되어야 합니다.
그렇기에 성과 관리 시스템을 도입할 때에는 해당 시스템이 향후 우리 조직에 맞게 개선될 여지가 있는지에 대해 확인해야 합니다. SI 업체를 통해 우리 조직에 맞는 시스템을 개발했더라도, 향후 SI업체 활용을 통해 추가적으로 개선이 가능 한지에 대해 확인해야 합니다. 성과 관리 SaaS는 만들어진 서비스를 제공해 고객이 알아서 활용하는 방식을 기본으로 하기에, 우리 조직에 맞게 개발 가능한 영역이 존재하는지에 대해 세일즈 담당자를 통해 확인할 필요가 있습니다. 특히 SI업체를 통한 개발 및 SaaS의 맞춤형 개발은 추가 비용을 요구할 수도 있기 때문에 비용적 측면에 대한 부분도 함께 확인하는 것을 추천 드립니다.
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이 글의 원문은 CLAP팀 블로그 ‘팀원이 공감하는 성과 관리, 성과 관리 시스템으로 구축하기
’에서 확인할 수 있습니다.
해당 글은 클랩과 모비인사이드의 파트너쉽으로 제공되는 기사입니다.
