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[일하는 방식의 혁신과 HR analytics] Chat GPT를 활용한 글쓰기 업무의 효율화

6월 22, 2023

들어가며

Chat GPT는 사용자와의 자연스러운 대화를 통해 글쓰기 작업을 보조하는 매우 유용한 도구입니다. 단순히 사용자의 명령을 따라 글을 작성하는 것이 아니라, 사용자의 목적과 의도를 파악해 그에 부합하는 내용을 생성할 수 있습니다. 이를 적절히 활용하면, 블로그 포스팅부터 보고서와 같은 사무문서 작성, 다양한 장르의 글쓰기까지 다양한 작업을 Chat GPT를 통해 효율적으로 수행할 수 있습니다.

이번 ‘HR Analytics 끄적끄적’ 챕터에서는 Chat GPT를 활용하여 글을 작성하는 원칙에 대해서 살펴보고 Chat GPT를 활용하여 1page 기획보고서를 직접 작성해 보도록 하겠습니다. 마지막으로는 Chat GPT와 Word VBA를 활용하여 문서 작성 내 반복적인 업무를 효율화 방법을 살펴보도록 하겠습니다.

보고서(또는 다양한 종류의 글)를 작성함에 있어서, ChatGPT의 활용 방법은 주로 세 가지로 나뉩니다.

첫째, Chat GPT와의 직접적인 대화를 통해, Chat GPT가 이미 학습한 데이터를 바탕으로 글을 작성하는 것입니다. 이는 사용자의 요구에 맞는 새로운 내용을 생성하는 방식으로, 보고서 초안 작성에 특히 유용하게 활용될 수 있습니다.

둘째, 사용자가 제공한 정보에 기반하여 글을 작성하는 방식입니다. 사용자가 제공한 정보나 데이터를 특정 형식의 글로 재구성하는 것으로, 기존의 자료를 바탕으로 보고서를 작성하는 데 효과적입니다. 이 방식은 첫 번째 방식보다 적은 확률로 할루시네이션 현상이 발생한다는 장점이 있습니다.

셋째, Chat GPT와 Excel VBA를 활용하여 엑셀 작업의 효율성을 향상시킨 것처럼, Chat GPT와 Word VBA를 이용해 분량이 큰 보고서 작성 작업을 효율화하는 방식입니다. 이를 통해 반복적인 작업에 소요되는 시간을 줄이고, 생산적인 부분에 더욱 집중할 수 있습니다.

이 세 가지 방법을 적절히 조합하면 사용자는 모든 작업을 수동으로 수행하는 것보다 효과적이고 효율적으로 보고서(또는 다양한 종류의 글)를 작성하는 데 도움이 될 것입니다.

1. Chat GPT를 활용한 글쓰기의 기본원칙

1.1. Chat GPT 프롬프트 엔지니어링 원칙

ChatGPT를 활용한 글쓰기는 사용자가 어떻게 프롬프팅을 하느냐에 따라 Chat GPT가 산출하는 결과가 크게 달라질 수 있습니다. 따라서 효과적으로 Chat GPT로부터 답변을 받기 위해서는 몇 가지 원칙이 존재합니다. 효과적인 Chat GPT 프롬프트 엔지니어링 원칙은 아래 표와 같으며 이를 잘 활용하면 좀 더 효과적인 글쓰기를 진행하실 수 있습니다.

1 역할 부여

글쓰기 과정의 첫 단계는 ChatGPT에게 특정 역할을 부여하는 것입니다. 역할은 시스템의 응답 방식과 콘텍스트를 결정합니다. 예를 들어 조직문화 혁신 방안에 대한 답변을 얻을 시에 “조직문화 혁신방안 글을 작성해 줘”라고 작성하는 것보다 “너는 인사전문가야, 조직문화 혁신 방안에 대한 글을 작성해 줘”라고 역할을 구체적으로 부여하면, Chat GPT는 좀 더 구체적이고 전문적인 방식으로 응답하게 됩니다.

2 업무 부여

다음으로 ChatGPT에게 구체적인 업무를 부여합니다. 예를 들어, “조직문화 혁신 방안에 대한 보고서를 작성해 줘”라고 프롬프팅 하는 것보다는 좀 더 구체적으로 “너는 인사담당자야. MZ세대 친화적인 조직문화 구축을 위한 혁신 방안 보고서를 작성해 줘. 목차는 서론-본론-결론 순으로 작성해 줘. 분량은 글자 11point로 A4용지 한 장 분량으로 작성해 줘”로 프롬프팅 하는 것이 좀 더 작성자가 원하는 방향으로 Chat GPT의 답변을 받을 수 있습니다.

3 구체적 자료 제공

마지막으로, 필요한 지식에 대한 구체적인 자료를 제공해야 합니다. 예를 들어 조직문화 혁신 방안에 대해서 보고서 작성 시 이론 또는 실무와 관련된 정확한 추가 정보를 함께 제공해 주면 Chat GPT가 글을 작성할 시 사용자가 원하는 좀 더 정확한 정보를 기반으로 글을 작성하여 할루시네이션 현상을 최소화할 수 있습니다.

이 세 가지 원칙을 기반으로, 사용자는 ChatGPT를 보고서 작성 등 사무문서 작성, 블로그 포스팅, 다양한 장르의 글쓰기 등에 활용할 수 있습니다. 효과적으로 ChatGPT 프롬프트 엔지니어링을 수행하면 좀 더 사용자의 요구에 맞는 글을 생성할 수 있습니다.

1.2. Chat GPT를 활용한 글쓰기의 기본원칙

다음은 ChatGPT를 활용한 글쓰기(보고서 작성 등) 과정에서 고려해야 할 원칙과 활용 방안을 설명하고자 합니다. 기본적으로, Chat GPT는 아이디어 도출, 대략적인 글의 구조 설정, 문장 다듬기, 그리고 문장 길이 조절 등의 과정에서 큰 도움을 주는 장점을 가지고 있습니다. 그러나 종종 할루시네이션 현상이 발생하기도 하므로, 이 점은 항상 주의해야 합니다. 또한, Chat GPT를 이용해서 생성된 글은 최고의 품질을 보장하지는 못합니다. 따라서 글쓰기의 주도권은 여전히 사용자에게 있어야 하며, Chat GPT는 사용자의 글쓰기를 보조하는 도구라는 생각을 가지고 작업에 임해야 합니다.

[Chat GPT 글쓰기 활용 원칙]

글쓰기 주체는 본인: ChatGPT는 다양한 정보를 제공하고 새로운 아이디어를 도출할 수 있는 도구이지만, 글의 주체는 항상 본인이어야 합니다. AI는 단지 글 작성을 효율화시키는 도구일 뿐이며, 본인의 생각과 견해는 본인이 직접 작성을 해야 합니다.
브레인스토밍 도구로 활용: ChatGPT는 브레인스토밍 과정에서 뛰어난 도구로 작용할 수 있습니다. 특정 주제나 문제에 대해 다양한 관점과 아이디어를 제시하여 창의적인 생각을 유도할 수 있습니다.
전체적인 목차나 대략적인 윤곽 잡기: ChatGPT는 보고서 작성의 초기 단계에서도 유용하게 활용될 수 있습니다. 특정 주제에 대한 전체적인 구조나 대략적인 윤곽을 잡는 데 도움을 줄 수 있습니다.
독자 수준, 작가 수준에 맞는 글쓰기 가능: ChatGPT는 사용자의 요구에 맞춘 다양한 수준의 글쓰기를 할 수 있습니다. 작가가 필요한 글 수준이나 독자의 지식수준이나 이해도를 고려하여 내용의 복잡성을 조절하고 문장의 구성이나 어투를 바꿀 수 있습니다. 이를 통해 작가와 독자에게 맞는 효과적인 글쓰기를 돕습니다.
할루시네이션 현상 경계: Chat GPT가 생성하는 글은 그 내용이 100% 정확하거나 완벽하지는 않습니다. 이를 ‘할루시네이션 현상’이라고 합니다. 따라서 글을 작성하는 데에 있어 AI가 생성한 글은 글의 정확성에 대해서 사용자가 검토하고 필터링하는 과정이 필요합니다.
문장 퇴고나 문장 분량 조절: 보고서 작성의 후반부에서는, AI를 활용해 문장을 다듬거나 필요한 부분을 보완할 수 있습니다. 이를 통해 보다 완성도 높은 보고서를 작성할 수 있습니다.

2. 1Page 기획보고서 작성하기

이제 정부조직에서 자주 활용하는 1page 보고서를 Chat GPT를 이용해 작성해 보도록 하겠습니다. 이번 챕터의 주된 목적은 Chat GPT의 활용 방법을 소개하는 것이기 때문에, 제 개입은 최소화하도록 하겠습니다. 그러나 실제 보고서를 작성할 시에 중요한 점은, Chat GPT를 활용하여 보고서를 작성하더라도, 그 과정을 완전히 Chat GPT에 맡기는 것은 바람직하지 않다는 것입니다. 글의 흐름이나 논리적 구조 등은 사용자가 계속해서 검토하고, 자신의 의견을 반영하여 Chat GPT와 소통해야 합니다. 이렇게 해야만 고품질의 보고서를 효과적으로 작성할 수 있습니다.

2.1. 형식 없이 자유롭게 보고서 작성하기

1) Chat GPT를 활용한 브레인스토밍

ChatGPT는 빠른 시간 내에 다양한 아이디어를 생성하고 문장을 만들 수 있으므로, 토론이나 브레인스토밍을 위한 도구로 사용될 수 있습니다. 새로운 생각이나 아이디어가 필요할 때, ChatGPT를 통해 다양한 제안을 받을 수 있습니다.

2) 브레인스토밍을 통해 산출된 주제의 보고서 작성

브레인스토밍을 통해 도출된 주제 중 하나를 선택하여 보고서를 작성할 때, ChatGPT의 활용 방법을 소개하겠습니다. 아래 그림을 참조하면, 처음에는 ChatGPT에 특정 역할을 부여하고, 선택한 ‘주제’에 대한 보고서 작성을 요청하는 것을 확인할 수 있습니다. ChatGPT가 초안을 작성한 후에는 누락된 ‘추진 배경’ 부분을 추가적으로 작성해 달라고 지시했습니다. 이후, ‘추진 배경’을 원래의 문서에 포함시키고, 문장을 조금 더 다듬어달라고 요청하였습니다. 그리고 각 섹션별로 문장의 분량과 문체를 적절하게 수정해 달라는 프롬프트를 통해 보고서의 윤곽을 점차 완성시켰습니다. 마지막 단계에서는 작성된 내용을 조직 내에서 사용하는 보고서 양식에 맞게 조정하여 최종 보고서를 완성하였습니다.

2.2. 자료와 형식이 정해져 있는 보고서 작성하기

1) 정책연구관리시스템(PRISM)에서 용역 연구과제 콘텐츠 활용

정책연구관리시스템(PRISM)’에 업로드되어 있는 용역과제 보고서인 ‘공직문화 혁신을 위한 인사정책 과제발굴 및 혁신방안 연구’와 ‘MZ세대 공직가치 인식 조사 및 조직 몰입 연구’를 활용하여 보고서를 작성하고자 합니다. 이러한 보고서 콘텐츠를 연결하여 보고서를 작성하면, 좀 더 전문적인 내용의 보고서를 완성할 수 있습니다.

정책연구관리시스템(PRISM): 정책을 수행하기 위해 수행된 연구용역 과제들의 정보와 연구결과물이 모여있는 사이트입니다.

MZ세대 공직가치 인식 조사 및 조직몰입 프로그램 개발

공직문화 혁신을 위한 인사정책 과제 발굴 및 확산 방안 연구

위 링크를 통해 아래 그림과 같이 정책연구관리시스템(PRISM) 접속하여 ‘MZ세대 공직가치 인식 조사 및 조직몰입 프로그램 개발’과 ‘공직문화 혁신을 위한 인사정책 과제 발굴 및 확산 방안 연구’ 연구보고서를 PDF 형태로 다운로드합니다.

PDF 파일을 다운로드한 후, Chat GPT-4를 실행하고 ‘AskYourPDF’ 플러그인을 활성화합니다. 이후, Chat GPT에게 ‘AskYourPDF 업로드 링크를 알려달라’라고 요청하면 PDF 업로드를 위한 링크를 제공받을 수 있습니다. 이 링크를 통해 ‘AskYourPDF’ 업로드 페이지로 이동하고, 정책연구관리시스템(PRISM)에서 다운로드한 보고서 PDF 파일을 업로드하면, 해당 PDF 파일의 문서 ID가 표시됩니다. 이 ID를 복사하고, 보고서 작성을 위해 Chat GPT에 명령을 내릴 때, 해당 ID를 함께 입력하면 Chat GPT는 해당 PDF 파일을 인식할 수 있습니다.

2) 정부조직 기획보고서 형식에 맞게 콘텐츠 조정하기

Chat GPT는 정부조직 1page 기획보고서와 같은 형식에 맞춰 보고서를 작성하는데 활용할 수 있습니다. 아래는 정부조직에서 자주 사용하는 1page 기획보고서 틀입니다. Chat PGT plugin을 통해 끌고 온 연구과제 내용을 아래 기획보고서 양식에 맞춰 작성할 수 있도록 하겠습니다.

AskYourPDF에 보고서 파일을 업로드하고 받은 document ID와 기획보고서 양식을 함께 제시해 주면 Chat GPT는 해당 양식에 맞게 보고서의 콘텐츠들을 끌고 와서 요청한 주제와 형식에 맞게 보고서를 작성해 줍니다. 글이 부족한 부분이 있을 경우 Chat GPT와 지속적인 대화를 통해 보완해야 합니다.

Chat GPT와의 여러 차례에 걸친 대화를 통해 보고서의 형식을 처음에 제시한 기획보고서 양식에 맞게 가공하는 과정을 확인할 수 있습니다. 사용자는 이 과정에서 항상 글쓰기의 주체라는 의식을 갖고, 논리적인 구조의 타당성이나 할루시네이션 현상의 발생 여부를 지속적으로 점검해야 합니다. 논리적인 구조에 어색함이 느껴지거나 할루시네이션 현상이 발견될 경우, 대화 도중에 사용자가 적극적으로 수정해 나가야 합니다. 이런 과정을 통해 보고서의 품질을 높일 수 있습니다.

3. Word VBA 코드를 활용한 보고서 작성 효율화

사용자가 긴 보고서를 작성하면서 서식 설정, 데이터 입력 및 편집 등 반복되는 작업으로 인해 스트레스를 받을 수 있습니다. 하지만 Chat GPT와 Word VBA 코드를 활용한다면, 이런 과정을 더 효율적으로 처리할 수 있습니다. 예를 들어, 보고서에 일관된 서식을 적용하거나, 표나 그래프를 생성하고 편집하는 과정은 VBA 코드를 통해 쉽게 해결할 수 있습니다.

‘HR Analytics’의 Excel VBA 코드 작성 방법과 마찬가지로 Word에서도 VBA 코드를 작성할 수 있습니다. Word를 실행하고 상단 메뉴에서 [개발도구] – [Visual Basic]을 선택합니다. 만약 상단 메뉴에 [개발도구]가 보이지 않는다면, [홈] 메뉴에서 마우스 오른쪽 버튼을 누르고 [리본 메뉴 사용자 지정]을 선택한 후, [리본 사용자 지정] 탭에서 [개발도구]를 활성화하면 됩니다.

이렇게 [개발도구] 메뉴를 활성화시킨 후에는, [개발도구]의 [Visual Basic] 메뉴를 선택해 VBA를 실행하면 됩니다. VBA 환경에서는 [삽입] – [모듈]을 선택하여 VBA 코드를 작성할 창을 만들 수 있습니다.

Chat GPT가 제공하는 VBA 코드는 오른쪽 상단의 [Copy code] 버튼을 통해 복사할 수 있습니다. 복사한 코드는 Ctrl+V를 사용하여 VBA 코드 작성 창에 붙여 넣을 수 있습니다. 그런 다음 상단의 빨간색 삼각형 아이콘을 클릭하면 코드가 실행됩니다.

VBA 코드 활용방법의 자세한 내용이 필요하신 경우에는 아래 ‘HR Analytics’ 끄적끄적 편 내용 중 vba 코드 입력 방법을 참고해 주시기 바랍니다.

위에서 보여준 예시처럼, 한 번에 표의 형식을 변환하거나 문단의 형태를 변경할 수 있습니다. 뿐만 아니라, 강조하고자 하는 부분을 일일이 변경하지 않고도 VBA 코드를 이용하여 한 번에 조정할 수 있습니다. 이런 방식은 엑셀 작업에 있어서 Chat GPT와 Excel VBA를 통해 작업 효율성을 높였던 것처럼, Chat GPT와 Word VBA를 활용하면 보고서 작성 과정에서 반복적인 작업에 소비되는 시간과 노력을 줄일 수 있습니다. 그 결과, 중요한 글쓰기 작업에 더욱 집중하게 되어 결국 더욱 고품질의 보고서를 작성할 수 있게 될 것입니다.

나가며

지금까지 Chat GPT를 활용한 글쓰기 기법과 기획보고서 작성 방법, Word VBA를 활용한 작업 효율화에 대해 살펴보았습니다. 이를 통해 사용자는 보다 효과적이고 효율적으로 글을 작성할 수 있을 것입니다. 특히, 브레인스토밍에서부터 보고서 초안 작성, 그리고 최종 보고서 완성까지의 전 과정에서 Chat GPT의 활용은 큰 도움이 될 것입니다.

그리고, Chat GPT를 Word VBA와 연동하여 사용하면, 반복적인 작업을 자동화하여 글쓰기 과정을 더욱 능률적으로 만들 수 있습니다. 이런 기술적인 도구들의 활용을 통해, 사용자는 더욱 중요한 작업에 집중하며, 더 높은 품질의 보고서를 작성하는데 집중할 수 있을 것입니다.

이번 ‘HR Analytics 끄적끄적’ 챕터에서 다루진 않았지만 유용한 글쓰기 프로그램이 있어 추가적으로 추천을 드립니다. 제가 추천을 드리고자 하는 툴은 Notion AI입니다. Notion AI는 기존에 메모 및 협업 툴로 국내외에서 이미 큰 인기를 끌었던 Notion 프로그램에 AI가 추가된 버전입니다.

Notion AI는 글쓰기에 특화되어 있습니다. 브레인스토밍을 통해 주제를 도출하고, 다양한 분야의 글을 카테고리별로 선택한 후, 해당 분야에 맞게 글을 작성할 수 있습니다. 또한, 작성한 글의 맞춤법 검사도 가능합니다. 이와 같은 장점으로 인해 Notion AI는 다양한 조직에서 보고서 작성, 프로젝트 기획 등 다양한 문서 작성 작업에 활용되고 있습니다.

사용자는 Chat GPT, Notion AI 등 글쓰기와 관련한 AI 도구를 적절히 활용함으로써 글쓰기의 효율성을 이전에 비해 크게 높일 수 있습니다. 하지만 사용자가 글쓰기에 AI를 활용함에 있어 항상 기억해야 할 점은 이러한 AI 도구들이 글쓰기의 모든 과정을 대신하지 않는다는 점입니다. 결국에는 글 쓰는 것은 사용자 본인의 역할이며, 글쓰기 AI 도구들은 그 과정을 지원하는 역할만을 수행한다는 점을 잊지 말아야 합니다.