쇼핑몰 등 B2C 형태의 커머스 비지니스를 영위하는 스타트업들은 성장할수록 재고관리에 어려움을 겪습니다. 특히 재고 단가가 소액일수록, 재고 수량이 많을수록 어려움은 더욱 커집니다.
최근 저희를 찾아주신 커머스 법인고객 또한 연매출이 300억원을 넘어서며, 관리하는 물류량이 폭증한 탓에 재고관리에 어려움을 겪고 있었습니다. 이를 해결하고자 재고 관리 내부통제 구축 및 효율화 컨설팅을 요청하셨는데, 이번 사례를 통해 어떤 방식으로 문제를 해결 하였는지 공유 드리고 싶습니다.
1️. 고객이 겪던 문제점과 니즈
- 회계감사를 위해 기말재고실사를 실시하면 전산수량과 실물수량이 크게 일치하지 않음
- 파악되지 않는 재고 Loss가 발생함
1) 전산수량과 실물수량의 불일치
고객은 최근 성장을 거듭하며 매출이 급격하게 증가 하였습니다. 내년 부터는 외감법(주식회사등의 외부감사에 관한 법률)상 감사대상 회사의 기준을 충족할 것으로 예상되어, 회계감사를 대비하고 있었습니다. 이를 위해 자체적으로 임의회계감사를 수검해 왔으나, 매년 회계감사때 마다 재고실사가 이슈 사항이었습니다. 재고실사를 나가면 늘 장부와 실물재고가 불일치 했으며, 감사인은 이를 꾸준히 지적해왔습니다.
재고불일치를 이유로 회계감사에서 재무제표 적정의견을 받지못하면, 향후 투자유치나 기업대출이 불가능 하기에 고객사 CEO께서도 문제를 무겁게 느끼고 있었습니다.
2) 파악되지 않는 재고 Loss
파악되지 않는 재고 Loss는 큰 금액은 아니지만 분명히 재무적 손실을 끼치고 있었고, 아울러 향후 세무조사시 잠재적 리스크 요소로 판단되었습니다.
3) 고객의 니즈
커머스 기업들이 성장하면서 대규모 재고관리에 직면하 게되면, 흔히 물류관리ERP 도입을 고려합니다. 그러나, 막상 막대한 비용과 시간을 쏟아부어 ERP를 도입해도 꾸준한 사후관리와 직원교육이 뒷받침 되지 않는다면, 원하는 수준의 효과를 얻지 못하는 경우가 발생합니다.
물류 ERP 도입은 높은 비용과 시간이 소요되는 반면, 사후관리와 직원의 역량에 따라 도입효과가 천차만별입니다. 고객사는 ERP 도입의 비용과 Risk를 고려하여, 합리적인 비용으로 재고관리 프로세스를 개선하길 원했습니다.
2. 문제의 원인
문제의 원인 파악을 위해 재고관리 담당자와의 인터뷰를 진행하고, 현행 재고관리 시스템에 대한 이해를 통해 현재 고객사의 재고관리 프로세스 전체를 Flow-Chart 형식으로 도식화 하였습니다.
Flow-Chart를 그려봄으로써, 평소 루틴하게 진행되던 업무과정들을 한눈에 살펴볼 수 있었고 그 과정에서 자연스레 개선이 필요한 프로세스를 찾을수 있었습니다. 프로세스별로 “재고정보가 왜곡될 위험요소가 있는지?” 를 고려해가며 개선이 필요한 절차를 핀셋으로 집어냈습니다.
이를 통해 파악한 재고 불일치의 주요 원인은 다음과 같았습니다.
- 반품으로 입고된 재고의 전산상 등록이 누락되는 경우가 있었고, 재판매가 가능하여 정상재고로 분류 하였으나 전산상으로는 재분류가 누락되는 경우가 발생
- 주문자정보의 오류로 인해 송장이 이중출력 되어 재고가 이중으로 출고되는 경우 발생
- 택배외 배송수단을 이용하여 소비자에게 상품을 출고할 경우 전산상 출고기록이 누락되는 현상 발생
3. 문제에 대한 솔루션
- 업무분장 개선
- 재고입출고시 증빙을 통한 정확한 재고변동 기록
- 재고수불부 작성을 통한 재고의 체계적 관리
1) 업무분장 개선
재고관련 담당자의 업무분장을 새로이 설정하고, 각 담당 업무별 R&R(Role and Responsibility)을 내부통제 관점에서 작성하여 제공해 드렸습니다. 내부통제 원리에 입각한 업무분장의 설계와 실행을 통해 담당자들은 자연스레 자료간 검증과 대사를 수행하게 되었고, 정확한 재고관리가 가능해졌습니다.
2) 증빙을 통한 정확한 재고변동 기록
재고변동기록을 담당하는 재고수불부 담당자를 별도로 분리 하였습니다. 해당 담당자가가 구매발주, 창고입고, 세금계산서 발행 등 재고 구매시 발생하는 각 단계별 증빙을 취합하여 증빙별로 대사확인을 통해 정확한 입고기록을 수행할수 있도록 업무R&R을 설정하였습니다.
매출로 인해 발생하는 재고 출고 거래또한 동일한 방식으로 모든 재고변동이 정확하게 기록되고 관리될수 있도록 하였고, 결론적으로 모든 재고변동 기록은 증빙을 통해서만 투명하고 정확하게 이루어 지도록 설계하였습니다.
3) 재고수불부 작성
재고수불부는 재고의 모든 입고, 출고 거래가 기록되는 장부로서 재고와 관련된 관리정보의 원천 데이터 역할을 합니다.
일반적인 회계관습에 맞는 재고수불부를 다시 셋팅하여 양식을 제공하였으며, 직원 교육을 통해 바뀐 재고수불부를 안정적이고 정확하게 업무에 활용할수 있도록 유도하였습니다.
4. 개선 결과
솔루션을 제공하고, 곧바로 검증작업에 들어갔습니다. 연말에 있을 회계감사 수검 전에, 크파와 고객사가 함께 자체 모의 재고실사를 진행하였습니다.
결과는 이전과 확연히 달랐습니다. 모든 재고는 전산재고와 일치하게 되었고, 모든 입출고의 원인이 파악이 가능해졌습니다. 자연스레 정확한 폐기재고의 수량이 Check되었고 재고 Loss에 대한 원인분석이 가능해 졌습니다.
스타트업은 관리부문에 투자할수 있는 예산이 제한적입니다. 큰 비용이 들어가는 물류ERP의 도입은 여간 부담스러운게 아닌데, 이번 사례를 통해 내부 통제 구축이 물류 관리에 또다른 대안이 될 수 있음을 알 수 있었습니다.
해당 글은 크리에이티브 파트너스와 모비인사이드의 파트너십으로 제공되는 기사입니다.
