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회의 운영 가이드
회의 책임자는 회의를 준비하고 진행하여 성과를 뽑아낼 책임이 있다. 그렇다면 어떻게 해야 효율적으로 회의를 운영할 수 있을까? 회의 책임자를 위한 운영 가이드는 다음과 같다. 내부에서 만들어놓은 가이드 페이지 원문은 검은색 글씨로, 이 글을 위해 부연 설명하는 부분은 주황색 글씨로 써놓도록 하겠다.
회의 기획
1. 회의가 필요할 경우 회의록을 먼저 만듭니다.
회의록을 미리 만들어 회의 참여자들이 회의 전에 읽어올 내용이 있다면 그들에게 공지하기 전에 작성해두고, 회의 참여자들이 미리 준비해올 내용이 있다면 회의록에 적어오도록 요청해야 한다. 그래서 회의록이 필요하다.
2. 회의록에 회의 개요를 적어 넣으며 기획합니다.
본 이미지는 회의록 템플릿에 포함되어 있는 내용으로 이다음 챕터에서 회의록 템플릿을 공유할 때 확인하실 수 있다. 이렇게 템플릿에 개요를 적을 수밖에 없게 만들어두었다.
회의 안건에 논의/결정, 아이디어, 공유라는 카테고리가 붙는 건 그 종류에 따라 대화 성격이 달라지기 때문이다. 이러한 구분 없이 진행할 경우 회의 중 ‘브리핑(공유)’하는 시간이 얼마인지 정확치 않아서 브리핑하는 도중에 질문이나 논의를 해도 될지, 브리핑을 다 듣고 나서 해야 할지 모호해진다. 브리핑 중간에 논의가 진행될 경우 안건 중심이 아니라 브리핑 듣다가 생각나는 순으로 뒤죽박죽 논의하게 되거나, 논의 시간을 조절하지 못해서 원래 하려던 안건을 마저 다루지 못하고 끝나게 되기도 한다. 혹은 브리핑 끝나고 질문하려다가 브리핑이 너무 길어서 질문/논의할 것을 까먹기도 쉽다. 그러니 카테고리를 구분해준다.
3. 회의 제반사항을 체크합니다.
– 회의 시간 : 필요한 만큼만 설정하였는가? (15/30/50분 단위로 설정하기)
– 회의 참여자 : 꼭 필요한 사람만 포함되었는가?
– 회의 참여자 : 빠진 사람은 없는가?
회의 시간은 습관적으로 1시간 단위로 잡게 되는 경우가 많은데, 이를 방지하기 위해 15분, 30분, 50분 단위로 잡도록 가이드했다. 마지막 단위가 60분이 아니라 50분인 이유는 회의를 60분 단위로 잡을 경우 조금만 길어져도 그다음 회의에 지장을 줄 수 있기 때문이다.
회의 사전 준비
1. 회의 제반사항을 조율합니다.
– 회의 일정 조율 : 참여자들에게 일정을 조율합니다.
※ 업무 몰입을 해치지 않도록 점심시간 전후를 위주로 잡습니다.
– 회의 참여자 조율 : 빠진 사람은 없는지 확인받습니다.
회의에 누구누구 참여할지 회의 책임자 혼자 정하지 말고 참여자들 모두에게 확인받아야 한다. 내가 생각지 못한 누군가가 필요할 수도 있기 때문이다.
2. 회의 참여자들이 사전 준비할 내용을 정리합니다.
– 회의록에 회의 참여자들이 참고할 수 있는 페이지나 자료를 넣어둡니다.
3. 회의 사전 공지사항을 게시합니다. (슬랙)
– 회의 사전 공지 양식
[ OOOO 회의 사전공지 ]
– 주제:
– 일시: 2022년 0월 0일 00:00~00:00 (00분)
– 참여: @참여자1 @참여자2
– 장소:
– 안건
– (논의/결정) 안건 2에 대한 향후 기획 방향 결정 (00분)
– (아이디에이션) 안건 1에 대한 신규 아이디어 수합 (00분)
– (공유) 안건 2에 대한 현재 진행 현황 공유 (00분)
– 미리 제작된 회의록 공유 : (링크)
– 참고자료 : (링크)
– 사전 준비사항
– 회의 참여자들이 해야 하는 일을 적어주세요.
4. 회의 제반사항을 셋팅합니다.
– 회의실을 예약합니다.
– 캘린더에 회의 참여자를 모두 등록합니다.
– 캘린더에 회의 장소를 표기합니다.
5. 당일날 회의 사전 준비사항을 리마인드합니다.
– 슬랙에 회의 사전 공지사항을 다시 한번 게시하거나, 해당 공지사항을 리마인드 합니다.
옛날에 이미 회의 사전 준비사항을 공지했다고 하더라도 실무자들은 일이 바쁘다 보면 얼마든지 놓칠 수 있다. 누구나 자주 실수할 수 있는 일임에도 “난 이미 공지했는데, 당신이 제대로 준비하지 않은 건데?”라고 비난만 하는 건 아무런 의미가 없는 행동이다. 많은 사람들이 공통적으로 실수하게 되는 상황에 대해 실수한 상대방만 비난하는 건 늘 상대방 탓하고 스스로 성장하지 못하게 막는 태도가 된다. 다른 사람의 실수를 줄여주고 결국 회의가 잘 진행되게 만들려면 리마인드를 해보시길 바란다.
회의 진행
1. 미리 회의실을 셋팅합니다. (회의 시작 5~15분 전)
– 회의실 예약을 확인한다.
– 모니터를 미리 연결한다.
– 마이크/음향이 정상적으로 작동하는지 확인한다.
– 화상회의 링크를 참여자들에게 미리 안내한다.
2. 회의를 시작합니다.
– 기본적으로 회의록 양식에 적혀있는 순서를 따라서 회의록을 보고 진행합니다.
– 회의록 작성자를 정합니다.
– 회의 목표 소요시간으로 타임키퍼/타이머를 세팅합니다.
– 지각자를 회의록에 기록합니다.
– 회의 시작할 때 회의 개요/식순을 먼저 설명합니다.
– 회의 배경 및 맥락
– 회의 안건
– 회의 목표 결과물
– 회의 목표시간
이 회의가 무슨 배경에서 시작되었고, 오늘 이야기할 안건은 무엇무엇이며, 그래서 나와야 하는 결론이 무엇인지, 그게 몇 분 안에 나와야 하는지를 다 같이 인지한 다음에 회의를 시작한다. 그렇게 해야 제시간에 필요한 안건을 모두 논의하고 결과를 낼 수 있다.
타임키퍼/타이머의 경우 시계 모양으로 생겨서 남은 시간을 모두가 볼 수 있도록 모니터 아래나 옆에 설치해두었다. 회의 시작할 때 가장 먼저 타임키퍼를 설정한 다음 시작한다.
– 회의록 사전 숙지 여부를 확인합니다.
※ 대부분이 미숙지 한 경우에는 5~10분 간 각자 회의록 읽는 시간 부여
회의록을 미리 읽어오지 못한 사람은 내용 파악이 덜 된 상태로 논의에 참여하게 되니 비효율적이다. 회의 전에 미리 읽어오는 게 좋지만 너무 바빠서 못 읽어올 수도 있으니, 그런 경우에는 다 같이 5분 정도 침묵하며 회의록을 각자 읽고 나서 시작한다.
– 회의 참여자의 전자기기를 파킹(Parking) 슬랏에 둡니다. (전자기기 한쪽에 모아두기)
전자기기 파킹이란 각자 노트북이나 핸드폰을 닫거나 치워두는 문화로서, 회의 시간에 개인 핸드폰 보는 사람이 없도록 전자기기들을 파킹한다.
3. 회의를 진행합니다.
– 모든 회의 참여자가 하나의 화면을 보면서 진행합니다.
각자 노트북을 켜놓고 자기 화면을 보는 건 집중력을 떨어트린다. 자기도 모르게 다른 내용을 미리 훑어보고, 이것저것 검색도 하고 딴짓을 하게 되기 때문에 한 화면을 보고 진행하는 게 회의 시간을 더 효율적이다.
– 회의 책임자는 회의록 작성자가 내용을 잘 적을 수 있도록 도와주면서 진행합니다.
이 부분을 많이 놓치는데, 회의는 회의록 작성자의 화면을 보면서 진행하는 게 좋습니다. 그래야 자기주장만 하다가 마라톤 회의로 이어지는 게 아니라, 서로의 주장과 논점들을 실시간으로 정리하면서 주제를 좁혀 이야기할 수 있기 때문입니다. 그래서 회의 책임자는 회의록 작성자를 도와주면서 내용을 중간중간 정리해주어야 합니다.
– 회의 책임자의 역할
– 논의 아젠다별 성과를 끌어냅니다.
– 다양한 전문가/이해관계자의 관점을 끌어냅니다.
– 건설적인 대화가 오고 갈 수 있는 완충+허브 역할을 합니다.
– 회의 책임자의 진행스킬
– 회의 중에도 목표시간에 맞게 끝낼 수 있는지 발언 시간 등을 관리한다.
– 서로 혼란이 있는 용어 통일/정리한다.
– 중간중간 간략히 요약한다. (했던 말을 반복하지 않게 관리한다)
– 대화가 막히거나, 대화를 건설적으로 이끌기 위해 적절한 질문을 던진다.
– 발언 기회를 골고루 유도한다.
– 너무 길게 말하면 요점만 말하도록 이야기한다. “그래서 요점은~?”
– 목적에 맞는 논의만 진행시킨다. “잠시만요, 지금 주제에서 벗어난 것 같아요”
– 공격적이거나 무례한 언사가 있을 경우, 이를 제지하고 분위기를 풀어준다.
회의 책임자는 단순히 대화를 이끌어내고 유도하는 데서 그치는 게 아니라 회의 동안에 계속해서 ‘의사결정’을 내려줘야 한다. 너무 논의만 주고받는다고 해서 좋은 결과가 나오는 게 아니다. 사공이 많으면 배가 산으로 가듯이 갑론을박만 하고 있으면 시간낭비가 되고, 해당 안건의 의사결정권자가 의사결정을 내리도록 조치하든지 회의 책임자가 결정을 내리면서 진행해야 한다. 소통은 수평적으로 하되 결정은 적절히 수직적으로 활용한다.
4. 회의를 끝내기 전에 다음 내용을 마무리합니다.
– 회의 액션아이템을 정리합니다. (반드시 담당자, 납기를 설정합니다)
– 하나의 화면을 보며, 모든 회의 참여자가 액션아이템을 확인합니다.
액션아이템을 합의하지 않고 끝내면 액션아이템의 담당자나 납기가 불분명한 채로 회의가 끝나게 된다.
– 회의 자체에 대해서 회고하는 시간을 짧게 가집니다.
※ 회고 참고 가이드
– 안건의 공유 수준이 적절했나요?
설명이 부족했다면 어떤 내용을 더 공유했다면 좋았을까요?
설명이 과했다면 어떤 내용은 제외하고 공유했다면 좋았을까요?
– 회의 참여자는 모두 자신의 의견을 충분히 낼 수 있는 분위기였나요?
이 자리에서 답하기 어렵다면 이후에라도 Slack으로 <회의 책임자> 또는 <회의 요정>에게 의견을 전해주세요.
– 이번 회의는 효율적이었나요?
이번 회의를 통해 회의 참여자는 향후 업무에 도움이 되는 정보를 얻거나 발언을 하셨나요?
회의 종료
1. 회의록을 보기 좋게 편집합니다.
– 회의에 참여하지 않은 사람이 회의록만 보아도 내용을 이해할 수 있도록 적습니다.
회의록의 문장들은 완결된 문장으로 적는다. 구어체를 그대로 적기보다는 회의록만 봐도 이해할 수 있게 적어놓도록 한다. 회의록을 정리하는 시간은 15~30분을 넘기지 않도록 연습하시라.
2. 회의 결과를 공지합니다. (슬랙)
– 회의 결과 공지 양식
[ OOOO 회의 결과 공지 ]
– 주제:
– 일시: 2022년 0월 0일 00:00~00:00 (00분)
– 참여: @참여자1 @참여자2
– 장소:
– 액션 아이템
– 액션아이템 A (@담당자, ~0/0 금)
– 회의록 링크 :
3. 회의 액션아이템을 트래킹 합니다.
– 가능하다면 며칠 내로 회의 액션아이템 진행상황을 점검합니다.
– 다음 회의로 이어진다면, 그 회의를 진행할 때 지난 회의 액션아이템을 점검합니다.
정기 회의 때마다 지난 회의의 액션아이템을 확인한 뒤 그날의 회의를 시작하는 편이다.
▶다음 글에서 계속
유디V님이 브런치에 게재한 글을 편집한 뒤 모비인사이드에서 한 번 더 소개합니다.
