프로젝트에서 얻는 확실한 인사이트
긴 운항을 마치고 프로젝트가 목표 지점에 도달했다. 킥오프로 시작했다면, 이제 랩업으로 마침표를 찍을 차례이다.
드디어 프로젝트의 마지막 부분, 랩업에 대해 다룰 차례이다. 랩업이란, 프로젝트의 모든 과업이 마침과 동시에 이해관계자의 진행 완료 동의를 얻음으로써 비로소 프로젝트가 공공연하게 종료되는 행위이다.
지금까지 우리가 알아본 프로젝트 매니징 방법은 어쩌면 많은 PM 또는 기업에서 이미 알고 실행하는 당연한 업무일 수 있다. 하지만, 랩업을 중요한 부분으로 인지하고 진행하는 회사는 많지 않을 것이다. (회사에서 랩업을 중요하게 생각한다면, 예상컨대 전반적인 프로젝트 관리법에 신경을 쓰고 있을 것이다.) 자체 프로덕트를 생산하고 운영하는 곳이라면 더더욱 프로젝트 종료의 경계가 없을 가능성이 농후하다. 그 이유는 랩업이 없어도 현 프로젝트 운영이나 종료에 전혀 지장이 없을 수 있기 때문이다.
하지만, 프로젝트에서 랩업의 역할은 매우 중요하다. 그 이유는
랩업을 진행한다는 것은 개인 또는 팀이 프로젝트 계획과 결과의 대비를 통해 인사이트를 얻는 것을 의미하기 때문이다
지금부터는 본격적으로 랩업을 준비하는 방법과 랩업에서 필수적으로 확인해야 하는 사항들에 대해 소개한다.
1. 지난 자료 리뷰하기
랩업 준비 시 1순위로 해야 하는 것은 프로젝트 기획 시 작성했던 킥오프 자료와 프로젝트 운영 관리시트를 검토하는 것이다. 물론, 프로젝트를 운영하면서 계속 확인했던 파일이겠지만, 프로젝트를 끝내는 목적으로 리뷰한다면 새로운 것들이 눈에 띌 수 있다.
먼저, 킥오프 준비 시 작성했던 프로젝트 차터를 살펴본다. (관련 글은 여기에서)
- 프로젝트 개요 및 배경 (Outline & Background)
- 프로젝트 목표 (Objectives & Key Goals)
- 주요 과업 (Scope)
- 혜택 (Benefits)
- 프로젝트 팀 (Project Team)
- 운영 계획 (Operation Plan)
- 결과물 (Deliverables)
- 예산/비용 (Budget & Costs)
- 레퍼런스 (Reference)
프로젝트를 운영하며 관리했던 시트에서는 아래 내용을 수시로 체크했다. (관련 글은 여기에서)
- 프로젝트 개요
- 프로젝트 일정
- 현재 업무 진행율
- 예산과 지출비용
- 주차별 KPI 달성율
- 변수에 따른 리스크 관리
프로젝트의 A-Z를 리뷰하는 과정은 하나의 프로젝트를 전체적으로 볼 수 있는 거시적인 관점을 선사한다.
2. KPI 달성율 확인
자료들을 검토했다면, 다음은 정량적·정성적 목표들을 주차별, 최종적으로 얼마나 달성했는지 확인해야 할 차례이다.
완벽히 달성한 부분도 있고, 내부적 또는 외부적인 상황과 여건으로 인해 부분 달성 또는 미달성한 부분이 있을 수 있다. 그럴 경우 그 이유에 대해 구체적이고 명확한 사유와 함께 인사이트를 도출하는 것은 다음 프로젝트 운영에 큰 도움이 된다.
3. 리스크 관리에서 인사이트 도출하기
다음은 프로젝트를 운영하는 중에 발생했던 크고 작은 이슈들, 즉 리스크와 대처 방안을 정리해야 한다. 어떤 리스크가 발생했으며, 자신만의 해결책을 정리하여 공유한다면 비슷한 상황이 발생할 경우 담당자가 당황하지 않고 자연스레 대처하거나 미연에 사고 발생을 방지할 수 있다.
또한, 프로젝트를 진행하며 얻은 데이터 지표들을 공유해야 할 필요성을 느낀다면, 데이터를 가장 적절한 방식으로 시각화하여 랩업을 준비하는 것도 인사이트를 공유하는 좋은 방법이다. 또한 해당 인사이트를 클라이언트 또는 고객들에게 결과 보고 차원에서 이해하기 쉽게 공유한다면, 대외적으로 좋은 회사 브랜드 이미지를 남길 수 있다. 요즘은 tableau라는 툴을 많이 쓰기도 하는데, PPT나 엑셀에서도 간단하게 만들 수 있다.
4. 랩업에서 공유할 것들
대략 짧게는 2-3일 길게는 1주 정도의 준비를 마치고 대망의 랩업 미팅 당일이 되었다. TF 구성원들과 협업 팀, 그리고 기타 이해관계자들이 한 자리에 모이면 아래 순서로 랩업을 진행한다.
- 프로젝트 개요
- 프로젝트 기간 및 일정
- 프로젝트 예산 및 정산내역 (수익률)
- 프로젝트 담당자 및 구성원
- 팀 별 사업 성과 (KPI)
- 사업 진행 내용
- 향후 보완사항 (인사이트)
- 내부 공유사항 (잔업)
PM으로서 전반적인 내용을 PT하는 것은 좋지만, 부분적으로는 업무를 맡은 담당자가 진행 내용을 보고하고 공유하는 방식 또한 추천한다.
더하여 또한 꼭 다루고 넘어가야 할 내용은 아래 네 가지와 같다.
1. 진행상황 및 리스크 대처 결과에 대한 합의
2. 인사이트와 보완사항에 대한 액션 플랜 협의
3. 잔업이 필요한 내용과 담당자
4. 클라이언트 또는 고객 성향
특히나 랩업 후에도 잔업이 있거나 다음 기수에 보완할 사항은 담당자가 바뀌게 될 상황을 대비하여 필수적으로 작성해주는 게 좋다.
한 번도 실수를 해보지 않은 사람은 한 번도 새로운 것을 시도한 적이 없는 사람이다- 알베르트 아인슈타인
회사에는 사업의 성과와 수익이 중요하다. 그렇기에 과정보다 결과를 중시할 수 밖에 없다. 슬프게도 과정이 어떻든지 간에 끝이 좋으면 해당 프로젝트의 전체는 쉽게 미화된다. 반대로 끝이 좋지 않으면 전체는 실패로 치부된다. 프로젝트의 성공 여부가 회사에 중요한 문제일지 몰라도 PM인 우리에게 중요한 것은 ‘프로젝트를 통해 무엇을 느끼고 배웠는가’아닐까?
당신이 PM으로서 해당 프로젝트를 통해 얻은 성공과 실패의 경험과 깨달음은 그 어디에도 없는 당신의 것이다. 그렇기에 부디 랩업을 잊지 마시라. 당신의 삶 다음 챕터에서 벌어질 새로운 모험의 단단한 시작을 위해서라도.
Elena님이 브런치에 게재한 글을 편집한 뒤 모비인사이드에서 한 번 더 소개합니다.
