킥오프가 종료되었다. 프로젝트 론칭 전까지 PM이 해야 할 일은 무엇일까?

 

프로젝트를 매니징한다는 것을 ‘어찌 저찌 굴러가게끔만 하면 되는 것’이라고 접근했을 때는 그 역할의 진입 장벽이 굉장히 낮게 생각될 수 있다. 하지만, 주어진 자원을 적절히 활용하여 다양한 변수들을 해결하면서 이전 프로젝트보다 나은 결과물을 목표로 둔다면 결코 쉬운 일이 아니다. 그래서 프로젝트가 론칭되기 전 그 준비를 하는 기획 단계를 어떻게 보내는지가 매우 중요하다. 프로젝트를 얼마만큼 디테일하게 준비하는지에 따라 실제 프로젝트 결과 또한 그렇지 않을 때와 판이하게 달라질 수 있다.

 

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사전에 그리고 디테일하게

 

프로젝트를 기획할 때 항상 염두에 두는 두 가지 단어가 있다.

 

그것은 ‘사전에(beforehand)’와

‘디테일한(detailed)’이다.

 

위 두 단어는 상반된다기 보다는 동향의 단어라는 느낌이 들 것이다. 개인적으로 이 두 단어를 굉장히 좋아한다. 성향 자체가 마감 기한을 코 앞에 놓고 무언가 일을 진행하려고 하면 능률이 떨어지는 사람이라 ‘사전에’ ‘디테일하게’ 계획을 세울 때 편안함을 느끼기에 그렇기도 하다. 게다가 실제 업무를 해보니 무언가를 사전에 꼼꼼히 계획한다는 것은 많은 장점을 가지고 있다. 당장 생각나는 장점만 나열해보자면 아래와 같다.

• 개별 업무와 전체 프로젝트를 볼 수 있다
• 전체 일정을 짐작할 수 있다
• TF 멤버간 신뢰감이 형성된다
• 리스크 예측 및 실제 운영 시 대처가 수월하다
• 개선점과 보완점의 아이디에이션으로 더 나은 솔루션(서비스)을 제공할 수 있다
• 운영 시 보다 여유로운 마음을 가질 수 있다

 

 

작은 나무는 모여 큰 숲을 이룬다

 

각 업무를 한 그루의 나무라고 본다면 결국 그 작은 나무는 모여 하나의 울창한 숲, 즉 프로젝트가 된다. 앞으로 내가 나열할 5가지 기획 스킬도 어떻게 보면 사소한 부분이라고 생각될 수 있지만, 결과적으로 어떤 숲이 될지 결정하는 결정적인 요소가 되기도 한다.

그래서 나는 이 글을 읽고 있는 독자분들 중 프로젝트 매니징을 하고 있는, 또는 해야 하는 분이 계시다면 감히 아래 5가지를 꼭 습관화하기를 적극 추천 드린다. 프로젝트의 성공적인 랜딩을 위해 더 나아가 당신의 차별화된 기획 스킬 습득을 위해.

 

 

1. 업무 쪼개고 분담하기 / WBS

 

몇 해 전 OKR이라는 목표와 구체적인 실천 계획을 잡는 방법론이 큰 인기를 끌었다. 단어 그대로 Object(목적) 아래 Key Results(주요 성과)를 설정하는 방법인데, 저 멀리에 있을 것 같은 목적지를 향한 여정을 중간 여행지에 가듯 잘게 쪼개 보는 것이다.

WBS는 ‘Work Breakdown Structure’의 약자로, 전체 업무를 나열하고 구조화해 보는 작업이다. 업무를 누락하지 않고 구상할 수 있으며 체계화, 시각화하기 때문에 업무 분담 시 구체적이고 명확한 이해가 가능하다.

 

 

 

만약 위 과정에서 한 단계 더 나아가고 싶다면 세분화한 업무 별로 담당자를 정해 권한과 책임을 적절히 분배하는 것도 좋다. (여기에서 업무를 분배하는 방법으로는 RACI 기법이 있는데 참고하실 분은 여기를 클릭해보시라)

 

 

2. 전체 프로젝트 스케줄 파악하기 / Roadmap

 

위 1번을 완료했다면 프로젝트 종료일에서 시작일까지 일자를 거꾸로 산정하면서 각 업무의 순서를 정하고, 누가 얼마의 기간 동안 진행할지 체크하는 것이 필요하다. 스케줄링, 일정 관리라고 일컬어지는 이 매니징 방법에는 흔히 ‘간트 차트 양식’이 사용되었다.

 

 

 

 

한편 스타트업과 같은 애자일 조직에서는 Jira, Confluence, Asana 등 조직에 맞는 다양한 방식을 자유롭게 적용할 수 있는 협업 SW를 사용하기도 한다.

 

 

 

3. 변수 시나리오와 대책 세우기 / Risk register

 

프로젝트 기획 시, 많은 담당자 또는 PM들이 간과하는 부분 중 하나는 변수를 예상하고 대비책을 마련하는 작업이다. 발생 가능성이 낮은 것에서 높은 것까지, 리스크 위험이 낮은 것에서 높은 것까지 파악하고 각 리스크를 어떻게 대처할지 계획하는 것은 실제 그 일이 닥쳤을 때 의연하게 행동할 수 있는 근거 있는 자신감을 선사한다.

 

 

 

 

변수 시나리오를 짜고 대비책을 세울 때는 혼자보다는 TF팀과 함께 브레인스토밍을 한다면, 보다 크리에이티브한 방향으로 발생할 수 있는 위험을 발견하고 대비책을 세울 수 있다.

 

 

4. 이해관계자 소통 일정 계획하기 / Communication plan

 

하나의 팀과 사내외 전방위적으로 프로젝트에 연관된 사람들을 생각해봤을 때 클라이언트를 비롯하여 TF, 이사회 등 각 이해관계자와 무엇에 대해 얼마나 자주 어떻게 의사소통할 것인지에 대한 플랜을 짜는 것은 중요하다. 실제 프로젝트가 시작하게 되면 일을 운영하는 것만으로도 머릿속이 복잡해지기 마련이다. 그렇기 때문에 프로젝트가 시작되기 전 이러한 것들에 대한 준비를 해 놓는다면, 시기 적절하게 적합한 담당자와 프로젝트 안건에 대해 논의 및 보고할 수 있을 것이다.

 

 

 

 

커뮤니케이션 플랜은 기본적으로 위 이미지와 같이 안건, 빈도, 채널, 대상, 담당자로만 작성되어도 프로젝트 이슈 발생 시 당황하지 않고 커뮤니케이션 할 수 있을 것이다.

 

 

5. 문서화와 폴더링 / Documenting and Foldering

 

대망의 마지막 스킬은 계속 강조해도 이상할 것 없는 문서화와 폴더링이다. 모든 프로젝트 진행 과정을 누구나 보기 쉬운 간략한 문서로 정리하는 것은 매우 중요하다. 그 이유는 아래와 같다.

• 말을 하는 것과 뇌가 인지하는 내용은 다르다
• 기억은 희미해져 가기 때문에 텍스트로 회의 또는 프로젝트 내용을 공유하는 과정이 필요하다
• 갑작스레 담당자가 자리를 비웠을 때 대신할 누군가를 위한 프로젝트 안내서가 될 수 있다

 

산발적으로 흩어진 자료들을 폴더 안에 차곡차곡 축적하고, 이를 하나의 프로젝트 관리 문서로 담아두는 것은 효율적으로 프로젝트를 운영할 수 있는 좋은 습관이다.

 

 

 

기본적으로는 아래 내용이 담겨있으면 좋다.

 

1) 대쉬보드: 프로젝트 기획 문서 링크 리스트

– 프로젝트 차터

– 외주 계약서

– 리스크 관리 계획표

– 일정표

– 커뮤니케이션 플랜

– 예산(영수증 등)

– 프로젝트 폴더(드라이브)

– RACI 차트

2) 프로젝트 스케줄

3) 예산

4) 커뮤니케이션 플랜

 

 

 

한 분야에서 차별적이게 된다는 것, 조금 더 작은 것을 볼 수 있다는 것

 

사람은 비슷하지만, 결코 같지 않다. 또 전혀 다른 것 같지만, 그리 다르진 않다.

 

 

“전문가란 더욱 작은 것에 관해서 더욱 많이 아는 사람이다”

– 니콜라스 머리 버틀러

 

창업 교육 프로그램을 운영하면서 많은 유명 스타트업의 창업가, 분야별 전문가의 이야기를 듣게 된다. 그들의 강연을 듣다 보면 남들과 비슷한 듯 다른 점이 한 가지 있다. 그것은 바로 관심 있는 한 가지 분야에 남다른 관심을 가지고 있다는 것. 당신은 그 프로젝트에 얼마큼 기대하고, 관심 갖고, 준비하는가? 결국 타인과 나를 구별할 수 있는 지점은 그 대상에 대해 조금 더 많이, 자주, 깊이 생각하는 것 아닐까? 프로젝트의 가능성을 모두가 100으로 볼 때, 그 이상을 기대하고 준비하라. 그제야 비로소 그 프로젝트는 그 누구의 것도 아닌 당신의 것이 될 것이다.

 

 

Elena님이 브런치에 게재한 글을 편집한 뒤 모비인사이드에서 한 번 더 소개합니다.